Guía

Cómo controlar el inventario en una panadería

En un negocio donde la materia prima se daña, llevar el inventario «por total» es llevarlo mal. Esta guía explica por qué hay que trabajar por lotes, qué es FEFO y cómo poner un stock mínimo que sirva.

El problema de contar por total

«Tengo 20 kilos de harina» parece información y casi no lo es. No dice cuál se daña primero, ni cuánto costó, ni si esos veinte kilos son de un bulto o de tres compras distintas a precios distintos.

Un lote es una entrada concreta: esta cantidad, comprada este día, a este precio, que vence esta fecha. Con lotes las tres preguntas tienen respuesta.

FEFO: primero lo que vence, no lo que llegó primero

Mucha gente conoce FIFO —gastar primero lo que entró primero—. En productos que se dañan, lo correcto es FEFO: gastar primero lo que vence primero.

No son lo mismo, y la diferencia cuesta plata:

Con FIFO gastaría primero el L-0912, que entró antes. Con FEFO gasta el L-0925, que vence en tres días. Con FIFO esos 4,5 kilos se dañan y hay que botarlos: es merma pura, material pagado que no llegó a venderse.

El stock mínimo que sirve

Poner «5 kilos» porque suena bien no sirve. El mínimo tiene que salir de dos datos que usted ya conoce:

consumo al día × días que tarda el proveedor + colchón

Si gasta 3 kilos diarios de harina y el proveedor tarda dos días en traerla, quedarse con menos de 6 kilos significa parar la producción antes de que llegue el pedido. Si además el proveedor a veces se demora, el colchón deja de ser opcional.

Un mínimo demasiado alto tampoco es gratis: es plata inmovilizada en material que además se puede vencer. El punto no es tener mucho, es no quedarse corto.

Por qué el costo del lote decide el precio de sus productos

Este es el efecto que menos se ve. El costo de una receta sale del costo de los ingredientes que consume, y ese sale del lote. Si un lote se registró con un cero de más, el margen de todos los productos que llevan ese ingrediente queda mal —y el error no da ninguna señal, porque un número equivocado se ve igual que uno correcto.

La forma de evitarlo no es revisar más, es no teclearlo: si el costo del lote se calcula a partir de lo que dice la factura del proveedor —210.000 pesos por 50 kilos son 4.200 el kilo—, deja de depender de que alguien escriba bien.

Lo que hay que poder responder

Un inventario bien llevado contesta estas cinco, en el momento:

• ¿Qué se me está por vencer esta semana?
• ¿De qué estoy por debajo del mínimo?
• ¿Cuánto de lo que tengo está apartado para pedidos ya tomados?
• ¿Cuánto me costó de verdad lo que estoy gastando hoy?
• ¿A quién le compré este lote y a qué precio?

Si alguna de las cinco requiere buscar en un cuaderno, ahí es donde se pierde el margen. Foodly lleva el inventario por lotes, consume por vencimiento y avisa de los faltantes antes de empezar a producir.