El manual de su pastelería.

Es la primera pantalla al entrar y está hecha para responder una sola pregunta: ¿qué necesita mi atención ahora? No es un resumen del mes; es el turno de hoy.

Arriba, cuatro cifras: los pedidos que se entregan hoy, los que están en producción, lo vendido en el día y cuántos requieren atención. Ese último es el que importa: cuenta los pedidos a los que les falta algún ingrediente para poder producirse.

Abajo a la izquierda, las próximas entregas ordenadas por hora. A la derecha, el inventario crítico: lo que está por debajo del mínimo que usted mismo fijó.

El inventario no se lleva por totales sino por lotes. Cada entrada de un ingrediente es un lote con su cantidad, su costo y su fecha de vencimiento. Dos bultos de harina comprados en semanas distintas son dos lotes, con dos costos y dos vencimientos.

Esa es la diferencia entre saber que «hay 40 kilos de harina» y saber que hay 12 kilos que vencen el jueves y 28 que vencen en un mes.

La columna disponible no es lo que hay en la despensa: es lo que hay menos lo que ya está comprometido en pedidos aceptados. Es la cifra con la que se puede decir que sí a un cliente sin miedo.

Un pedido se encarga, se produce y se entrega días después. Una venta de mostrador es lo contrario: el producto ya está hecho, el cliente lo paga y se va. Meter eso por la pantalla de pedidos sería pedir una fecha de entrega para algo que sale por la puerta ahora.

Por eso esta pantalla es más pobre a propósito: no pide cliente, no pide fecha, no reserva inventario. Se elige el producto, la cantidad y cómo pagó.

Y sí entra en las cifras: lo vendido aquí suma en el panel, en los informes y en el punto de equilibrio. Antes de que existiera esta pantalla, la mitad de lo que vende una pastelería no aparecía en ningún número.

Aquí se registra lo que un cliente encarga: los productos, las cantidades, para cuántas personas y cuándo lo quiere.

Al guardar, el sistema hace algo que a mano cuesta media hora: explota las recetas de cada producto, calcula cuánto ingrediente hace falta, lo reserva del inventario tomando primero lo que vence antes, y le dice qué falta si falta algo.

Ese aviso llega antes de comprometerse con el cliente, que es el único momento en que sirve.

La lista de todo lo aceptado y no entregado, con su estado y su hora de entrega. Es la pantalla del obrador.

Desde aquí se cambia el estado a medida que avanza la producción, se cobra, y se imprimen los dos documentos que la operación necesita.

El archivo de lo ya cerrado. Sirve para consultar qué le vendió a un cliente, repetir un encargo o revisar un cobro.

El resumen de arriba —entregados, ventas, clientes— se calcula sobre todo lo que coincide con su búsqueda, no sobre la página que está viendo. Si busca «Hotel», la cifra es la del hotel completo aunque en pantalla quepan veinte filas.

La pantalla sigue el orden de la factura que usted tiene delante: de quién es, qué trae, qué se le paga. No el orden que le convendría a la base de datos.

Las cantidades se escriben como vienen en el papel, sin convertir, y el costo es el total de la línea. Obligarle a dividir a mano es donde se cuelan los errores.

Al registrar la compra, cada línea entra al inventario como un lote con su vencimiento, y el costo por unidad se calcula de lo que pagó. Ese costo es el que va a costear todas sus recetas.

Una receta dice qué lleva, cuánto, en qué orden se hace y para cuántas porciones rinde. Es la pieza de la que cuelga todo lo demás: el costo del producto, la explosión de un pedido y la comanda del obrador.

Los pasos no son adorno. Se imprimen en la comanda, de modo que quien produce no tiene que abrir la receta original al lado mientras cocina.

Un producto es lo que el cliente compra. Puede estar ligado a una receta —y entonces su costo se calcula solo— o ser algo que usted revende.

Aquí se fija el precio de venta con el costo delante, que es la única forma de fijarlo sin adivinar.

Para los encargos grandes —un matrimonio, un grado, una empresa— el cliente pide algo por escrito antes de decidir. Esta pantalla arma esa propuesta y la exporta en PDF.

Cada cotización lleva el consecutivo de su establecimiento, y los datos del cliente quedan copiados en el documento: si mañana el producto cambia de nombre, el papel que el cliente tiene en la mano no cambia solo.

La receta rinde 12 porciones y le encargaron 40. Esta pantalla hace la regla de tres de todos los ingredientes a la vez y muestra la receta completa, con sus pasos.

Está pensada para llevársela al obrador: son las cantidades de hoy, no las de la receta base.

Tres informes con el mismo formato: ventas, pedidos, productos más vendidos y lo que se gastó. Sirven para comparar una semana con otra sin sacar cuentas.

Incluyen las ventas de mostrador, no solo los pedidos. Sin eso, el informe de una pastelería que vende bien en vitrina se queda corto justo por donde entra el dinero.

Se declaran los costos fijos —arriendo, servicios, nómina, lo que se paga se venda o no— y el sistema calcula cuánto hay que vender para cubrirlos.

No es un promedio: el cálculo está ponderado por la participación de cada producto en sus ventas reales. Si el 60 % de lo que vende son tortas y el 40 % galletas, el número sale de esa mezcla.

Los datos de contacto y el historial comercial de cada cliente. Al crear un pedido se elige de aquí, y los datos se copian al documento.

El documento de identificación es único dentro de su pastelería, lo que evita tener al mismo cliente dos veces con dos historiales partidos.

Se dan de alta las personas de su equipo, cada una con su usuario y su rol. No se cobra por usuario: cree los que necesite.

El rol decide lo que la persona ve. Quien atiende el mostrador puede registrar pedidos sin ver costos ni márgenes, y eso no es una casilla que se pueda olvidar marcar: el rol de ventas simplemente no tiene ese permiso.

Registro de las operaciones sensibles: pedidos cancelados, pagos anulados, precios cambiados, usuarios modificados. Con autor y fecha.

No está para vigilar a nadie: está para poder responder «¿quién cambió este precio?» sin discutirlo de memoria.

Aquí van los datos que salen en los documentos: nombre comercial, NIT, dirección, teléfono y la moneda.

También su perfil —nombre, foto, contraseña— y las preferencias de la aplicación, como el tema claro u oscuro.

Y la hoja membretada en PDF: si sube la suya, las cotizaciones y los recibos salen con el diseño de su pastelería.